Dette er fritekst

Fritekst er tekst som du selv skriver inn i en brevmal. Du kan ikke skrive fritekst hvor du vil i en brevmal. Det vil være tydelig hvor du skal skrive friteksten. Fritekstområdet gir deg mulighet til å tilpasse innholdet og gjøre det mer relevant for leseren. Når du skriver fritekst må du både tenke på hva leserens behov er, hva Skatteetatens behov er, og samtidig forholde deg til krav om hva  friteksten må inneholde. Dette står enten i brevmalen eller i tilhørende rutiner.

Ofte er fritekstområdet markert med rød skrift. Du kan bli bedt om å legge inn dato, navn eller lignende, men ofte skal du skrive ett eller flere avsnitt med innhold som er tilpasset denne ene leseren. Det er ditt ansvar at den teksten du skriver både er faglig riktig og i et korrekt, forståelig språk.

Slik skriver du fritekst

En fritekst skal alltid passe inn i brevmalen. Siden vi har forskjellige skrivestiler, er det fort gjort at friteksten din kan se ut som den ikke hører helt hjemme i brevet. Derfor har vi noen anbefalinger til hvordan du går fram når du skriver fritekst.

Slik gjør du det:

• Start med å les gjennom brevmalen.
  Hvilken stil, tone og struktur har den? Teksten du skriver skal passe inn med resten av innholdet slik at det hele blir én, sammenhengende tekst.
• Finn ut hvor friteksten din hører hjemme.
  Ofte ligger det en mellomtittel klar i brevmalen der du skal skrive friteksten din. Det betyr at du må tilpasse friteksten til denne mellomtittelen. Hvis det ikke ligger en mellomtittel klar, må du skrive en mellomtittel og sørge for at denne følger skriveregelen for titler og mellomtitler. Den må også passe med de andre mellomtitlene i brevet. Pass på at du får en fin overgang mellom brevmalen og friteksten, slik at det ser helhetlig ut.
• Finn ut hvilket ordforråd brevmalen har.
  Bruk de samme ordene og uttrykkene. Hvis du bruker nye fagbegrep i teksten din, må du forklare hva de betyr.
• Legg merke til strukturen.
  Er setningene korte, eller er de lange? Er det store eller små avsnitt ellers i teksten? Husk at når du er ferdig med et tema, skal du starte på et nytt avsnitt.
• Sjekke at skrifttype, størrelse og linjeavstand er riktig.
  Skrifttypen skal være Arial, i størrelse 11 eller 12. Hvis du skal utheve tekst, er det fet tekst du skal bruke. Linjeavstanden skal være 1,15. Noen brevmaler er dessverre ikke oppdatert på dette, og da skal du følge brevmalens skrifttyper og oppsett.

Dette skal du sjekke til slutt:

• Har du brukt -ing og -else?
  Les gjennom teksten din og se etter substantiver som slutter på -ing og -else. Disse gjør du om til verb i stedet, for eksempel bytter du ut «gjøre en vurdering» med «vurdere». Da skriver du aktivt.
• Avslutter du verbene dine med en s?
  Da blir språket ditt passivt, og det blir vanskelig å få frem hvem som skal gjøre hva. Det vil du helst unngå. I stedet for å skrive «dette må dokumenteres», så skriver du «du må dokumentere dette».
• Har substantivene dine bestemt form?
  Hovedregelen er at vi skriver substantivene i bestemt form der vi kan. Det betyr at du legger til endelsen -en og -ene til substantivene. For eksempel er «frist» ubestemt form, mens «fristen» er bestemt form.
• Har du brukt bindeord for å få teksten til å henge sammen?
  Vi har mange bindeord, for eksempel «og», «hvis», «når», «derfor», «fordi» og «slik». Når du bruker bindeord, blir det enklere for brukeren å forstå sammenhengene i teksten din. Et eksempel på dette er: «Du må betale avgiften fordi du ikke har svart på brevet vårt.»
• Finner du skrivefeil, formateringsfeil eller tekst som er markert i rødt?
  Da retter du opp i dette. All tekst skal være korrekt, og i riktig farge og formatering.

Helt til slutt: Les gjennom hele brevet. Flyter teksten og innholdet godt? Ser det ut som det er én person som har skrevet hele brevet? I så fall er du i mål!